Tijdwinst door personeelsplanning met nieuwe software

Tijdwinst door personeelsplanning met nieuwe software

Door een groot logistiek bedrijf worden we als uitzendbureau ingehuurd om de persooneelsplanning te maken. Daarnaast moeten we regelmatig nieuwe medewerkers werven en deze toevoegen aan de planning. Het maken van de personeelsplanning is niet eenvoudig, want we hebben te maken met:

  • Parttime en fulltime medewerkers;
  • Verschillende ploegen;
  • Onvoorspelbare levering van producten;
  • Steeds veranderende behoefte aan personeel.

Drie medewerkers in ons team houden zich vijf dagen per week de hele dag bezig met de personeelsplanning. Het is een pittige klus. Iedere week moeten we een planning maken voor de week erop. Maar er vinden altijd dagelijks wijzigingen plaats omdat het toch drukker of minder druk is dan verwacht. Dat komt omdat de producten soms bijvoorbeeld een dag later geleverd worden. Of er komt een spoedklus tussendoor. Vooral rondom de feestdagen zoals Kerst en Sinterklaas kan het opeens ontzettend druk zijn. Dan moeten we veel nieuwe medewerkers inzetten en dan is de personeelsplanning een grote uitdaging. Tot een half jaar geleden maakte we gebruik van een log systeem. Maar omdat iedereen bekend was met het programma, leek het gemakkelijker om niet te veranderen. Door alle drukte hadden we geen tijd om na te denken over andere software. Maar vooral als we een nieuwe collega moesten inwerken, waren we ons ervan bewust dat het eigenlijk maar een inefficiënt systeem was. Een half jaar geleden kregen we een nieuwe collega die bekend was met PersoneelsSysteem. Bij haar voorgaande werkgever was ze gewend om een personeelsplanning te maken met PersoneelsSysteem en ze was daar erg enthousiast over. Ze zij dat het ons zeker veel tijd en moeite zou besparen als we over zouden stappen naar de software van PersoneelsSysteem. De rest van het team zag het eigenlijk niet zo zitten omdat deze verandering op het begin veel ongemak zou opleveren. Maar het tegendeel was waar.

Gemakkelijke overstap naar personeelsplanning in PersoneelsSysteem

De overstap van ons oude systeem naar PersoneelsSysteem liep ontzettend vlot en gemakkelijk. Onze collega had een duidelijk inwerkschema en hielp iedereen op weg. Maar eigenlijk was het niet zo moeilijk om ingewerkt te worden op het nieuwe systeem. Het gebruiksgemak van PersoneelsSysteem is namelijk optimaal. Sinds we dit systeem gebruiken voor de personeelsplanning, houden we veel meer tijd over om andere projecten op te pakken. Bovendien levert de software ons nog veel meer voordelen op. In de planning kunnen we meteen zien wie van de medewerkers wel en niet beschikbaar zijn. We kunnen zien wie aan het werk is en wie afwezig is. De vakanties zijn inzichtelijk. De software laat ons in een oogopslag zien wat de ingeroosterde uren zijn en of de bezetting voldoende is. Maar wat ons ook ontzettend veel tijd scheelt, is dat we niet meer alle medewerkers hoeven te bellen of mailen om ze de planning door te geven. De software biedt namelijk de mogelijkheid om de planning te publiceren. Zo kunnen alle medewerkers hun planning en de vele wijzigingen die hierin plaatsvinden online volgen. We willen de planning nog steeds via e-mail versturen, maar dat is nu geautomatiseerd. Dat betekent dat we dit niet meer handmatig hoeven te doen via Outlook. Vanuit het systeem kunnen we de personeelsplanning eenvoudig versturen naar alle medewerkers.

Professionele ondersteuning installatie software

Tijdens de eerste maanden kregen we goede ondersteuning vanuit PersoneelsSysteem om de software in te richten. Als we ergens mee vastliepen of niet wisten hoe we iets in moesten stellen, stonden de medewerkers van PersoneelsSysteem altijd voor ons klaar. Wij hebben de software nu ook aanbevolen aan onze collega’s die inhouse zitten bij andere bedrijven. Want sinds we de personeelsplanning met PersoneelsSysteem maken, besparen we echt veel tijd, geld en frustratie.